В условиях больших магазинов, когда ассортимент товаров превышает 15 тысяч наименований, процесс эффективного управления закупками приобретает особо важное значение.

Информационная система должна служить эффективным инструментом для менеджеров по закупкам и обеспечивать максимально возможную автоматизацию их работы. Более того, она должна поддерживать современные концепции розничной торговли, подразумевающие все более тесную связь между информационными системами поставщиков (а также производителей) и продавцов. Внедрение таких концепций позволяет повысить эффективность взаимодействия между поставщиками и продавцами, освободить менеджеров по закупкам для работы с проблемными группами товаров и поставщиками

Основными достоинствами такой схемы является ее относительная независимость от человеческого фактора и избавление менеджеров по закупкам от рутинной работы. Вместо этого они могут сконцентрироваться на поиске оптимальных поставщиков, улучшении условий закупок, цен и т.д. Данная схема подразумевает ведение в информационной системе Каталога цен поставщиков (прайс-листов поставщиков), в котором отражаются цены, условия и сроки поставок товаров. При этом одни и те же товары могут поставляться различными поставщиками.

Помимо непосредственного использования в процессе закупки Каталог цен поставщиков может служить средством объективного контроля за работой отдела закупок. Это может быть особенно эффективным, если организовать независимые от отдела закупок потоки информации о предложениях поставщиков, например, так называемые аукционы поставщиков, которые можно организовать на web-странице компании. Поставщики, заинтересованные в поставках в магазин, могут просматривать ассортимент товаров и заполнять формы со своими предложениями о поставках. Данная информация может попадать непосредственно в Каталог цен поставщиков для анализа как отделом закупок, так и руководством компании.

При доверительных отношениях с некоторыми поставщиками можно избежать процедуры формирования и подтверждения заказов, либо предоставив им удаленный доступ для получения статистики о продажах и остатках их товаров, либо периодически высылая соответствующие отчеты. В ПС Спрут процедура отправки таких отчетов автоматизирована и система может, например, еженедельно отправлять поставщикам по электронной почте Excel- файлы со статистикой продаж и остатками товаров.