Одной из функций, которая становится теперь обязательной для МФА, — сочетание печати по запросу (print-on-demand) с печатью переменных данных, что называется персонифицированной печатью (встречается также термин «биллинговая печать» — печать форм, счетов, прочего). Совмещение функции цифровой печати у МФА, наличие жесткого магнитного диска и специального ПО позволяют быстро модифицировать документ, внося необходимые изменения, и сделать его персональным, адресным. В рекламе персонализированная печать увеличивает отклик читателей на 36 % и сокращает время отклика на 34 %, что в совокупности приводит к росту объема продаж и увеличению прибыли на 31 %. А для прикладных бизнес-задач биллинговая печать становится жизненно необходимой. Но только в последние годы появилось ПО, не ориентированное на конкретную марку оборудования (например, ReportSuite от Indigo Software). Стало возможным использовать подобные технологии и в устройствах скоростной полноцветной печати.

Производители офисных факсов и принтеров тоже стали расширять функции у своих изделий, называя свои комбинированные устройства многофункциональными. И хотя производители принтеров в своих модельных рядах имеют действительно многофункциональные устройства, МФА на базе принтеров все же достаточная редкость.

Это объясняется просто — картриджная зарядка не позволяет добиться себестоимости отпечатка ниже, чем у МФА на базе копиров. Поэтому МФА на базе принтеров редко имеют расширенный набор функций, именно поэтому они пока не стали ориентиром для разработчиков СЭД.

Новостью, которая еще более меняет представление об МФА в офисе, стал серийный выпуск в 2002-2003 годах функционально полноценных лазерных аппаратов с печатью формата А3 и производительностью 24-32 стр./мин., оснащенных цветной печатью (с разрешением уровня 1800 x 600 dpi) с очень низкой себестоимостью не только монохромного (традиционно), но и цветного оттиска.

Такой разрешающей способности с избытком хватает для всех сфер применения цветной печати в офисе, в том числе и для деловых фотографий. По мнению производителей, появление и продажа таких устройств может даже уменьшить спрос на соответствующие по производительности монохромные МФА их же производства.

Однако веление времени — цвет. Полноцветные документы имеют огромное преимущество по сравнению с монохромными — и как инструмент рекламы и маркетинга (для привлечения внимания), и с эстетической точки зрения. Исследования показывают: цвет в документах сокращает время принятия решения на 70 %, на 78 % увеличивается время фиксации внимания, на 27 % улучшается узнаваемость и понимание документа. Исследовательская компания CAP Ventures Norvel прогнозирует десятикратный рост полноцветной цифровой печати в последующие семь лет.

МФА для рабочих групп имеют опционные устройства послепечатной обработки — финишеры, буклетмейкеры, адресатные сортировщики. Последние особенно интересны для организации коллективной работы в офисе. Снабженные, в зависимости от модели, 4 — 20 ячейками (редко больше), они позволяют выводить документы адресно, например по отделам. Группе или отделу присваивается ячейка с номером, весь вывод документов этой группы или для этой группы направляется в нее. Это снимает вопрос путаницы с уже распечатанными документами.

Лучшие МФА имеют возможность одновременной установки нужных финишных устройств, никаких «или-или». Высокие эксплуатационные характеристики многофункциональных аппаратов вовсе не означают, что другие типы печатающих и других офинсых устройств обречены на постепенное исчезновение или забытье.

Выбор конкретного устройства вывода для конкретного предприятия с его индивидуальными потребностями и особенностями, планировкой помещений, видом бизнеса, характером документопотока, бюджетом, числом работающих и прочее диктуется задачами оптимизации при организации современного офиса. Выбор есть, и этот выбор остается за вами.